Personnel Alter Ego inc.

Ce grand cabinet d’avocats qui met l’accent sur la santé et le bien-être de ses employés est présentement à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe juridique au sein de son groupe de pratique en droit des affaires, pour son bureau de Montréal.

Rôle et responsabilités du poste:
- Assurer les suivis d’agenda;
- Connaître et appliquer des procédures internes et faire le suivi de la correspondance;
- Assurer l’ouverture et le maintien des dossiers clients;
- Assurer le formatage et la correction de documents volumineux;
- Assurer la transcription, la révision et la finalisation des différents documents légaux autant en français qu’en anglais;
- Effectuer le montage des cartables pour les dossiers;
- Communiquer avec les clients par téléphone;
- Gérer les contacts;
- Préparer les rapports de dépenses;
- Préparer la facturation et faire la correction des projets de factures;
- Mettre à jour des volumes de droit;
- Tenir des systèmes de classement précis des dossiers avec des listes à jour et assurer l’archivage des dossiers;
- Démontrer une habileté à gérer plusieurs dossiers à la fois et une aptitude à travailler sous pression;
- Faire preuve de professionnalisme, d’initiative, de créativité et d’ouverture d’esprit;
- Faire preuve d’esprit d’équipe et de collaboration tant au sein de l’équipe de travail qu’avec tous les membres du personnel du cabinet;
- Organiser le travail en général et assumer diverses autres tâches connexes.

Formation et expérience requises:
- Diplôme d’études secondaires professionnelles (DEP) ou diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, avec spécialisation juridique;
- 2 à 3 ans d’expérience en secrétariat juridique en droit des affaires dans des grands cabinets d’avocats;
- Connaissances techniques avancées du logiciel Word et intermédiaires pour les logiciels Excel et Powerpoint de la suite MS Office;
- Parfaitement bilingue avec excellentes habilités de communication écrite et verbale, autant en français qu’en anglais;
- Fiabilité, assiduité et ponctualité;
- Capacité de gérer des urgences et prioriser les tâches.

Quelques-uns des avantages:
- Temps en banque possible jusqu'à 35h par année;
- Participation à un REER après 1 an avec cotisation de l’employeur;
- Assurances collectives payées à 100% dès jour 1 pour dentaire et médicaments et après 3 mois pour invalidité;
- Gym ou sport payé à 80% jusqu’à un certain montant;
- Mode de travail hybride.

Joignez les rangs d’une équipe dynamique et passionnée!

This large law firm that focuses on the health and well-being of its employees is currently looking for a legal assistant in its business law practice group, for its Montreal office.

Role and Responsibilities of the Position:
- Ensure agenda follow-ups;
- Be familiar with and apply internal procedures and follow up on correspondence;
- Ensure the opening and maintenance of client files;
- Format and correct large documents;
- Ensure the transcription, revision and finalization of various legal documents in both French and English;
- Assemble binders for folders;
- Communicate with customers by phone;
- Manage contacts;
- Prepare expense reports;
- Prepare invoicing and correct draft invoices;
- Update volumes of rights;
- Maintain accurate file filing systems with up-to-date lists and ensure archiving of files;
- Demonstrate an ability to manage several files at once and an ability to work under pressure;
- Demonstrate professionalism, initiative, creativity and open-mindedness;
- Demonstrate team spirit and collaboration both within the work team and with all members of the firm's staff;
- Organize work in general and take on various other related tasks.

Education and experience required:
- Diploma of Secondary Vocational Studies (DVS) or Diploma of Collegial Studies (DEC) in Office Automation, with a legal specialization;
- 2 to 3 years of experience in legal secretarial work in business law in large law firms;
- Advanced technical knowledge of Word software and intermediate for Excel and Powerpoint software from the MS Office suite;
- Fluently bilingual with excellent written and verbal communication skills, both in French and English;
- Reliability, diligence and punctuality;
- Ability to manage emergencies and prioritize tasks.

Some of the benefits:
- Possible time in the bank up to 35 hours per year;
- Participation in an RRSP after 1 year with employer contribution;
- 100% paid group insurance from day 1 for dental and drug and after 3 months for disability;
- Gym or sport paid at 80% up to a certain amount;
- Hybrid work.

Join the ranks of a dynamic and passionate team!