Maison St-Jacques
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Type de poste : Affectation ou contrat Ville : Montréal
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Expérience requise : 2 ans
Statut : Temps plein
Description du poste
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Autonomie et grande latitude dans vos actions!
Vous recherchez une organisation qui valorise l'autonomie et qui vous permet une grande latitude dans vos actions? Vous avez envie de participer activement à l’ensemble des processus décisionnels de votre organisation? Vous cherchez à occuper tout simplement un emploi qui fera du sens pour vous au quotidien?
Travailler à la Maison St-Jacques c’est faire partie d’une équipe autogestionnaire compétente et impliquée. Fondé il y a plus de 50 ans, l’organisme offre aux adultes vivant avec des difficultés psychologiques et de santé mentale des services de psychothérapie de groupe sans frais, selon une approche analytique. Nous sommes situés à quelques pas du métro Berri-UQAM.
Joignez-vous à notre équipe dès maintenant pour contribuer à faire la différence!
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ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE
(Accueil, administration, comptabilité)
CE QUE NOUS OFFRONS
- Remplacement d’un an et deux mois avec possibilité de permanence
- Un horaire de 28 heures semaine, du lundi au jeudi
- Salaire compétitif, selon l’expérience, entre 30,91$/h et 37,84$/h
- Un régime de retraite avec contribution de l’employeur (après 6 mois)
- Un régime d’assurance collective complet payée à 80% par l’employeur (après 3 mois) incluant un programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF)
- 8% de vacances estivales (possibilité d’ajouter des jours sans solde)
- Période des fêtes : 6 jours de congés payés (possibilité d’ajouter des jours sans solde)
- 1 semaine de vacances « santé mentale » mobile
- Grand bureau de travail lumineux
- Milieu de travail calme et convivial
- Cuisine équipée, douche, terrasse en été, plateforme d’entrainement en ligne, etc.
DESCRIPTION DU POSTE
En cohérence avec le mode de gouvernance de la Maison St-Jacques, l’autogestion, l’adjoint.e participe et collabore, au même titre que tous les membres de l’équipe, à la gestion et au développement de l’organisation. En étroite collaboration avec la direction générale, elle appuie plus spécifiquement l’organisme au niveau de l’administration, la comptabilité, l’informatique et le secrétariat. Elle a également la responsabilité de gérer le bâtiment. Elle a de la facilité à communiquer, à être à l’écoute des besoins et à favoriser un bon climat de travail au quotidien.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Plus spécifiquement, la personne titulaire du poste :
Accueil et réception
- Assure l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous, le référencement et l’accueil en personne des membres et visiteurs (volume d’appels léger à modéré);
- Dirige les messages et informations reçues (téléphone, courriel, poste) aux personnes concernées;
- Prépare le matériel et les denrées nécessaires pour les salons de thérapies, les salles d’entrevues et la salle d’attente;
Administration
- Offre un soutien administratif à l’ensemble de l'équipe selon les besoins et les priorités;
- Gère au quotidien le calendrier des rendez-vous d’admission (Go Rendez-Vous), les ouvertures de dossiers (Power App sur Office 365) et les mises à jour;
- Participe aux réunions d’équipe (1x/sem.), rédige les comptes-rendus et assure les suivis;
- Gère la documentation administrative, les mises à jour, le classement et l’archivage;
- Contribue au rapport d’activités annuel et réalise le bilan statistique de fin d’année;
Comptabilité et finance
- Assure la comptabilité courante de l’organisme (Sage50) : tenue de livres, conciliation bancaire, gestion des comptes à payer et à recevoir;
- Assure la gestion complète de la paie;
- Participe à la réalisation des exercices budgétaires et du dossier de vérification (audit);
Ressources matérielles et bâtiment
- Gère le bon fonctionnement et la maintenance : parc informatique, système d’alarme, système téléphonique, etc., et agit comme personne-ressource auprès de l’équipe;
- Gère les ressources matérielles et l’inventaire et effectue les achats courants;
- Supervise le préposé à l’entretien et veille à l’entretien général de la maison;
- Assure une vigie sur l’immeuble (intérieur et extérieur) et gère le carnet d’entretien et les réparations nécessaires;
- Prend les mesures d’urgence à effectuer en cas de panne de courant, d’inondation, etc.
Ressources humaines et membres
- Assure la gestion administrative des ressources humaines et l’intégration bureautique des nouveaux employé.e.s;
- Gère le registre des membres, les demandes d’adhésion et la communication avec les membres de l’organisation.
PROFIL RECHERCHÉ
Qualifications
- Minimum de deux ans d’expérience dans un poste similaire;
- Expérience de travail dans le milieu communautaire un atout;
- Une combinaison de formations et d’expériences pertinentes dans les sphères liées à la comptabilité, l’administration et les communications;
- Connaissance de la suite MS Office et Office 365 (environnement Mac);
- Maitrise du français parlé et écrit;
- Maitrise du logiciel comptable Sage 50;
- Aisance avec les outils informatiques en général.
Compétences requises
- Désir de travailler en mode collaboratif (équipe autogestionnaire);
- Excellentes capacités de communication interpersonnelle;
- Gestion efficace des priorités et de son temps;
- Autonomie, rigueur et courtoisie;
- Discrétion et respect de la confidentialité;
- Proactivité et créativité dans les solutions;
- Expérience en maintenance d’une propriété un atout.
COMMENT POSTULER
Les personnes intéressées à poser leur candidature sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre d’intention à [email protected] au plus tard le vendredi 13 septembre 2024.
ET APRÈS…
Le processus de recrutement se déroulera en deux temps :
- Les personnes sélectionnées seront convoquées à une entrevue de groupe qui se déroulera le 24 septembre à 14h30 ou le 25 septembre à 13h.
- Par la suite, les personnes retenues seront invitées à une entrevue individuelle et à réaliser un test pratique entre le 30 septembre et le 2 octobre.
Entrée en fonction : 4 novembre 2024