Personnel Alter Ego inc.

Comptant plusieurs immeubles résidentiels à son actif, cette entreprise est à la recherche d’un ou d’une secrétaire-réceptionniste pour du travail de fin de semaine. Le ou la titulaire recevra les demandes d’information et les plaintes en provenance de la clientèle et répondra à leurs questions. Cette personne effectuera également le travail habituel de réceptionniste, guidera et assistera les visiteurs et effectuera certaines tâches de bureau simples afin d’assurer le support administratif et clérical.

Responsabilités
-Effectue de la sollicitation téléphonique et directe, reçoit les appels téléphoniques et les achemine et/ou prend le message afin d’assurer ou de prendre des mesures selon les priorités, reçoit les appels d’urgence des résidents et les transmet au responsable en devoir et agit à titre de relais pour rejoindre le personnel.
-Accueille et dirige les résidents, visiteurs, fournisseurs, employés etc., selon les procédures et règlements afin que les personnes aient accès aux endroits appropriés.
-Fournit, selon les informations et les taux établis, les renseignements sur la location et, au besoin, fait visiter au client potentiel les lieux aux fins de location et fait signer le bail si nécessaire.
-Surveille l’entrée et la sortie du personnel et des résidents et les accès selon les procédures et règlements afin de s’assurer du droit d’accès, d’éviter la sortie de marchandise et d’assurer la sécurité des résidents.
-Tient un registre des événements du complexe dans un journal quotidien, tient et met à jour un cahier d’évacuation à remettre aux pompiers en cas d’urgence de même que le registre des résidents absents ou hospitalisés.
-Accomplit des tâches de classement, de copie, d’ordonnancement, etc.
-Effectue le travail de secrétariat: suivi des payes, commande des fournitures de bureau et autre matériel, tableaux d’analyse, tri et distribution du courrier.
-Prépare la correspondance et des documents tels horaires, tableaux, calendriers, documentation et, selon les informations, l’ordre du jour des réunions; assure la logistique, prépare les affiches et les mémos internes, réunit et assemble la documentation nécessaire; assiste aux réunions, rédige les comptes rendus et assure le suivi des dossiers.
-Traduit des documents pour répondre aux besoins d’une clientèle bilingue.

Connaissances générales minimum requises:
-Bonne connaissance bureautique et capable de converser convenablement en français et en anglais. 
-Profil recherché : personne chaleureuse, agréable, calme, intègre et discrète, capable d’empathie, patiente, qui établit de bons contacts et sait gagner la confiance et le respect des autres.
-Formation: Secondaire V général (DES) ou professionnel (DEP) dans une discipline orientée vers le travail de bureau (ex. : bureautique, comptabilité, etc.).
-Expérience minimum requise: Six mois d’expérience pertinente.

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With several residential buildings to its credit, this company is looking for a secretary-receptionist for weekend work. The incumbent will receive requests for information and complaints from customers and answer their questions. This person will also perform the usual work of a receptionist, guide and assist visitors and perform some simple office tasks to provide administrative and clerical support.

Responsibilities
-Performs telephone and direct solicitation, receives telephone calls and routes them and/or takes the message in order to ensure or take action according to priorities, receives emergency calls from residents and forwards them to the person in charge on duty and acts as a relay to reach the staff.
-Greets and directs residents, visitors, suppliers, employees, etc., according to procedures and regulations so that people have access to the appropriate places.
-Provides rental information based on established information and rates and, if required, provides the prospective client with a tour of the premises for rental purposes and has the lease signed if necessary.
-Monitors the entry and exit of staff and residents and access according to procedures and regulations in order to ensure the right of access, to avoid the exit of merchandise and to ensure the safety of residents.
-Keeps a record of complex events in a daily journal, maintains and updates an evacuation log to be given to firefighters in the event of an emergency, as well as the register of absent or hospitalized residents.
-Performs filing, copying, scheduling, etc.
-Performs secretarial work: payroll monitoring, ordering of office supplies and other materials, analysis tables, sorting and distribution of mail.
-Prepares correspondence and documents such as schedules, charts, calendars, documentation and, depending on the information, meeting agendas; takes care of logistics, prepares posters and internal memos, gathers and assembles necessary documentation; attends meetings, writes minutes and follows up on files.
-Translates documents to meet the needs of a bilingual clientele.

Minimum general knowledge required:
-Good knowledge of office automation and able to converse properly in French and English. 
-Profile sought: warm, pleasant, calm, honest and discreet person, capable of empathy, patient, who establishes good contacts and knows how to gain the trust and respect of others.
-Education: General Secondary V (DES) or Professional (DEP) in a discipline oriented towards office work (e.g., office automation, accounting, etc.).
-Minimum experience required: Six months of relevant experience.

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