Mediabiz International
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Type de poste : Permanent Ville : Montréal
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Expérience requise :
Statut : Temps plein
Description du poste
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Médiabiz International
Du synopsis à l'écran!
Fondée en 2000, Mediabiz est la société de gestion d’un groupe d’entreprises dédié au développement, au financement et à la production de contenus audiovisuels de qualité, exploités sur toutes les plateformes et destinés au marché international.
La combinaison de ses expertises financières et de ses activités internationales lui a permis de développer un réseau à travers le monde et un savoir-faire unique au Canada. La réputation internationale de la société, en tant que partenaire stratégique ayant des compétences et des outils nichés de haute qualité, lui a permis de participer à l’élaboration et la gestion de structures complexes de financement et de production de classe mondiale. Joignez-vous à notre équipe dynamique dès maintenant! |
Adjointe exécutive
Sommaire des fonctions
Ce poste est chargé de fournir un soutien administratif à la présidente-directrice générale ainsi qu'aux cadres de Mediabiz International Inc. pour mettre en place les conditions nécessaires à la bonne réalisation de son travail et des membres de l'équipe. Capable de jongler avec plusieurs tâches simultanément, il/elle a des capacités organisationnelles aiguisées et fait preuve d'autonomie et d'initiative au quotidien. Une attitude professionnelle, la discrétion et la flexibilité sont également indispensables pour ce rôle.
Le poste offre un environnement de travail et un secteur d’activité stimulant et dynamique.
Responsabilités principales
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Recevoir et gérer les appels à la réception;
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Assurer la gestion et le suivi des agendas de la présidente et des membres de la haute direction;
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Agir en tant qu'assistant administratif polyvalent pour les cadres et le personnel, notamment en préparant les documents de réunion, en répondant au téléphone, en programmant les appels, en classant, en photocopiant et en gérant la correspondance et les documents;
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Programmer et organiser des réunions et des conférences téléphoniques avec des intervenants internes et externes (clients, producteurs, agents, financiers, écrivains et autres intervenants liées à la production) à un rythme rapide et en constante évolution;
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Organiser les réunions et voyage lors d'événements majeurs tels que le TIFF, l'AFM, le Festival de Cannes, le MIPTV;
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Faire le lien au niveau des communications et suivis de certains dossiers entre les différents départements à l'interne et à l'externe avec nos partenaires et fournisseurs;
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Effectuer des recherches selon les directives et préparer la documentation requise;
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Créer et organiser les événements internes (5@7; party de noël et autres événements virtuels ou non);
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Mettre à jour les nouvelles sur les sites internet et les réseaux sociaux;
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Toutes autres tâches reliées à votre rôle et autres services pouvant être raisonnablement requis par l'Employeur.
Caractéristiques souhaitées
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Doit être extrêmement organisé, avoir le souci du détail et avoir l'esprit d'équipe;
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Capacité à effectuer un travail de routine avec une excellente précision et une grande attention aux détails, avec un sens aigu des responsabilités et de l'obligation de rendre des comptes;
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Être digne de confiance en ce qui concerne les informations sensibles et/ou confidentielles;
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Maîtrise de la suite Microsoft et de la suite Google et capacité démontrée à les utiliser;
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Doit faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme;
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Le candidat doit être débrouillard et capable d'établir des priorités et de jongler avec différentes tâches;
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Le bilinguisme (anglais et français) est une exigence.
Conditions de travail
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Le poste sera occupé du lundi au vendredi, de 9 à 18 heures, mais vous devrez être disponible après les heures de travail par téléphone et par courriel, au besoin.
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Le salaire est à négocier en fonction des qualifications et de l'expérience.
Pour postuler
Les candidats qualifiés et intéressés sont priés d'envoyer leur lettre de motivation et leur curriculum vitae à [email protected]. Veuillez indiquer "Poste d'adjoint(e) de direction" dans l'objet de votre courriel.
Mediabiz s'engage à embaucher et à soutenir des candidats diversifiés et est un employeur qui respecte l'égalité des chances.
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About Mediabiz International
From Script to screen
Founded in 2000, Mediabiz is the management entity of a group of Canadian and American companies dedicated to the development, financing and production of quality audio-visual content, exploited on all platforms for the international market. The combination of its financial expertise and international activities has allowed it to develop a worldwide network and unique know-how in Canada. The company's international reputation as a strategic partner with high-quality nestled skills and tools has enabled it to participate in the development and management of complex, world-class financing and production structures. Mediabiz is based in Montreal and have an office in Los Angeles and representation in London. Join our dynamic team today!
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Executive Assistant
Role Summary
This position is responsible for providing administrative support to the President and CEO as well as to the executives of Mediabiz International Inc. in order to set up the necessary conditions for the successful completion of his/her work and the team members. Able to juggle several tasks simultaneously, he/she has sharp organizational skills and demonstrates autonomy and initiative on a daily basis. A professional attitude, discretion and flexibility are also essential for this role. The position offers a stimulating and dynamic work environment and industry.
Responsibilities
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Receiving and managing reception calls;
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Managing and monitoring the diaries of the President and members of senior management;
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Act as a multi-skilled administrative assistant for managers and staff, including preparing meeting documents, answering the telephone, scheduling calls, filing, photocopying and managing correspondence and documents;
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Schedule and organize meetings and conference calls with internal and external stakeholders (clients, producers, agents, financiers, writers and other production-related stakeholders) at a fast-paced and constantly changing pace;
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Organise meetings and travel to major events such as TIFF, AFM, Cannes Film Festival and MIPTV;
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Liaise on communications and follow up on certain files between the various internal departments and externally with our partners and suppliers;
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Carry out research as instructed and prepare the required documentation;
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Create and organise in-house events (5@7, Christmas parties and other virtual and offline events);
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Updating news on websites and social media networks;
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Any other tasks related to your role and other services as may be reasonably required by the Employer.
Desired Characteristics
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Must be extremely organized, detail-oriented and a team player;
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Ability to perform routine work with excellent accuracy and attention to detail, with a strong sense of responsibility and accountability;
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Trustworthy with sensitive and/or confidential information;
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Proficiency and demonstrated ability in Microsoft Suite, Google Suite;
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Must demonstrate a high level of professionalism;
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Candidate must be resourceful and able to prioritize and juggle various tasks;
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Bilingualism (English and French) is a requirement.
Employment conditions
- The position will be from Monday to Friday, 9 to 6, but you will be expected to be available after hours by phone and email;
- Salary is to be negotiated subject to qualifications and experience.
To apply
Qualified and interested applicants please send your cover letter and resume to [email protected]. Please include “Executive assistant Position” in the subject line of your email.
Mediabiz is committed to hiring and supporting diverse candidates and is an equal opportunity employer.