École de technologie supérieure

Description du poste

École de technologie supérieure (ÉTS)

Secrétaire de direction

Référence : 23-24/065

Durée : Remplacement 6 mois

Endroit : Montréal

SALAIRE : 25,44 $ à 33,70 $ (Classe 6)

Date d’échéance : 23 juillet 2023

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

VOTRE RÔLE

Vous êtes à la recherche d'une nouvelle opportunité d'emploi pour vous joindre à l'équipe de l'ÉTS? Alors, saisissez l'occasion et postulez à ce remplacement de 6 mois avec possibilité de plusieurs autres mandats au sein de notre organisation.

Quel sera votre impact à l'ÉTS?

Vous jouerez un rôle clé et serez une personne-ressource au bon fonctionnement et à l'efficacité des opérations du Décanat de la recherche.

Au quotidien votre rôle sera de :

• Assurer l'accueil et le service à la clientèle de première ligne à la réception du Décanat de la recherche.
• Orienter les partenaires, les visiteurs, la population étudiante et assurer le suivi des demandes d'information tant à l'oral qu'à l'écrit (en français et en anglais).
• Effectuer les suivis administratifs en lien avec les dossiers de l'équipe de direction. À cette fin, effectuer notamment la gestion des agendas et des courriels, la gestion budgétaire, la comptabilité, la gestion des horaires, la planification et la préparation des rencontres.
• Effectuer la mise en page de documents Word et PowerPoint pour soutenir les différentes activités du Service.
• Consigner et tenir à jour la comptabilité du service, préparer les demandes de paiement, effectuer les vérifications, coordonner les circuits de transmission et d'approbation, et s'assurer des suivis.
• Préparer les appels de services et placer des commandes auprès de fournisseurs internes et externes, pour les différents besoins matériels et informatiques du service.
• Offrir un support clérical au système de gestion de projet pour le suivi de contrats de recherche-développement.
• Interagir de façon proactive avec ses collègues et offrir un soutien à l'ensemble du service en participant aux différentes rencontres d'équipe et en offrant un soutien à la réalisation de certains mandats et en participant à la planification et l'organisation d'événements spéciaux.
• Agir à titre d'éditeur satellite pour le site Web du décanat.
• Assurer la cueillette, l'envoi et la distribution du courrier interne et externe.
• En l'absence de sa supérieure ou de son supérieur, voir au maintien et au suivi de certaines opérations et assurer la bonne marche du bureau.

Exigences

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI?

Scolarité:

• Vous possédez un DEP en secrétariat ou une scolarité équivalente.
• Cela vous donne une bonne base de connaissances qui vous est utile au quotidien.

Expérience:

• Vous détenez 4 ans d'expérience pertinente.
• Vous avez fait vos preuves dans des environnements structurés et avez développé une belle rigueur de travail.

Autres:

• La suite Office n'a pas de secret pour vous. Word, Excel et les outils de travail collaboratifs O365 font partie de votre quotidien.
• Vous possédez un niveau d'anglais avancé et avez une excellente maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit.
• On vous a souvent complimenté pour vos aptitudes en planification , votre sens de l'organisation du travail, votre capacité à travailler sur plusieurs dossiers complexes tout en assurant une bonne gestion des priorités.
• Vous vous démarquez par votre dynamisme , votre enthousiasme , votre facilité pour les relations interpersonnelles et votre esprit d'équipe.
• Votre débrouillardise et votre sens du service à la clientèle vous incitent à donner le meilleur de vous-même. Votre mantra c'est qu'il n'y a pas de problème, juste des solutions!
• Mais surtout … vous avez une  attitude positive  et  collaborative.

Alors, vous avez le profil recherché pour vous joindre à l'équipe du Décanat de la recherche l'ÉTS?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente RH, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Nous avons hâte de vous rencontrer!

Prendre note que les candidatures retenues seront invitées à passer des tests de connaissance en bureautique ainsi qu'un test linguistique en lien avec les exigences du poste.

SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/64a30687ed745bc867e87105/528a3ec258b700346a9d3f2d/fr